Jak v zahraničí převést elektronický úřední překlad na listinný?

V minulém článku jsme se věnovali problematice převodu elektronického úředního překladu do listinné podoby. V tomto pokračování bychom rádi informace ještě doplnili. Mnoho klientů řeší elektronické úřední překlady, které pak správně odešlou elektronickou cestou. Je tedy vše v pořádku, vyřízeno a mohou vycestovat – například za prací nebo na studia. Jsou tedy již mimo Českou republiku. Pak ale může vyvstat otázka: „A co když už jsem v zahraničí?“

Tady se dostáváme k situaci, která může na první pohled vypadat komplikovaně: máte elektronický úřední překlad, ale mezitím jste odjeli do zahraničí a tamní úřad nebo jiná instituce po vás požaduje listinnou podobu. Ani v tomto případě není nutné automaticky panikařit nebo cestovat zpět do České republiky.

Kontaktní místa Czech POINT existují také v zahraničí. Ne každé zahraniční pracoviště však poskytuje všechny služby Czech POINTu, a proto je nutné vždy ověřit konkrétní pracoviště a rozsah jeho agendy. Pokud je v místě, kde se nacházíte, dostupné kontaktní místo, které autorizovanou konverzi provádí, může být možné vyřídit převod elektronického dokumentu do listinné podoby přímo tam.

Jak postupovat?

Pokud máte elektronický úřední překlad uložený v počítači nebo jiném zařízení, je vhodné si nejprve ověřit:

• zda konkrétní dokument splňuje podmínky pro autorizovanou konverzi,
• zda je v dané zemi dostupné příslušné kontaktní místo,
• zda toto konkrétní pracoviště autorizovanou konverzi skutečně provádí,
• a zda listinnou podobu bude zahraniční úřad akceptovat.

Jakmile zjistíte, že potřebujete dodatečně tuto konverzi do listinné podoby, zavolejte nám nebo napište a obratem vám zašleme kód pro konverzi do vašeho e-mailu. Tento kód je platný vždy 30 dnů od jeho vygenerování. Pokud byste to v této lhůtě nestihli, nic se neděje, jednoduše vygenerujeme nový.

Kde lze konverzi elektronického úředního překladu vyřídit v zahraničí?

Zde přichází dobrá zpráva. Czech POINT není pouze záležitostí úřadů na území České republiky. Kontaktní místa veřejné správy Czech POINT jsou zřízena také na vybraných zastupitelských úřadech České republiky v zahraničí.

To znamená, že pokud se nacházíte například v Rakousku, Německu, Polsku, na Slovensku, ve Velké Británii, ve Španělsku nebo v některých dalších zemích, můžete mít možnost vyřídit převedení elektronického úředního překladu přímo v zemi svého pobytu.

Ministerstvo zahraničních věcí zveřejňuje seznam českých zastupitelských úřadů, na kterých je Czech POINT zřízen. Neznamená to však automaticky, že každé takové pracoviště poskytuje všechny služby. Konkrétní možnost autorizované konverze je proto vždy potřeba předem ověřit.

Příklady míst, kde Czech POINT v zahraničí funguje

Pro představu uvádíme několik konkrétních příkladů míst, kde lze podle dostupných informací vyřídit také převod elektronického úředního překladu do papírové podoby:

• Rakousko – Vídeň: Czech POINT funguje na konzulárním oddělení Velvyslanectví České republiky ve Vídni a mezi jeho službami je uvedena také konverze dokumentů z elektronické podoby do listinné a naopak.
• Slovensko – Bratislava: Velvyslanectví České republiky v Bratislavě provozuje Czech POINT a nabízí autorizovanou konverzi do/z listinné podoby.
• Maďarsko – Budapešť: Czech POINT na Velvyslanectví České republiky v Budapešti rovněž provádí autorizované konverze. Pro návštěvu je nutné se předem objednat.
• Polsko – Varšava: Czech POINT na Velvyslanectví České republiky ve Varšavě umožňuje autorizovanou konverzi z elektronické do listinné podoby i opačně.
• Nizozemsko – Haag: Czech POINT je k dispozici také na Velvyslanectví České republiky v Haagu a mezi jeho službami je uvedena konverze dokumentů.
• Dánsko – Kodaň: Czech POINT funguje rovněž na Velvyslanectví České republiky v Kodani a poskytuje mimo jiné konverzi dokumentů.
• Velká Británie – Londýn: Czech POINT na Velvyslanectví České republiky v Londýně mezi poskytovanými službami výslovně uvádí autorizovanou konverzi dokumentů.

A možnost není omezena pouze na Evropu. Czech POINT s možností převedení elektronických úředních překladů do listinné podoby najdete také například na některých českých zastupitelských úřadech v USA, Kanadě, Austrálii nebo Mexiku. Mezi konkrétní pracoviště patří například Generální konzulát České republiky v New Yorku, Velvyslanectví České republiky v Ottawě nebo Velvyslanectví České republiky v Mexiku.

Aktuální seznam pracovišť Czech POINT v zahraničí je proto vhodné před cestou nebo návštěvou konkrétního úřadu vždy ověřit. Jak se říká, kdo je připraven, není překvapen.

Nejen velvyslanectví

V některých zemích není Czech POINT pouze na velvyslanectví, ale také na generálním konzulátu. To je praktické zejména ve velkých zemích, kde může být český zastupitelský úřad stovky nebo dokonce tisíce kilometrů od místa vašeho pobytu.

Například v Německu jsou v seznamu kontaktních míst Czech POINT uvedeny kromě Berlína také generální konzuláty v Drážďanech, Düsseldorfu a Mnichově. V Itálii je kromě Říma uveden také Milán. Ve Spojených státech pak například New York, Chicago a Los Angeles. Při hledání nejbližšího pracoviště se tedy vyplatí nekontrolovat pouze velvyslanectví, ale také generální konzuláty.

Co si před návštěvou Czech POINTu připravit?

Než se na konkrétní pracoviště vydáte, doporučujeme ověřit si jeho aktuální podmínky. Obvykle budete potřebovat zejména:

• doklad totožnosti,
• elektronický dokument – tedy elektronický úřední překlad – určený ke konverzi,
• čárový kód nebo potvrzení z Úschovny Czech POINT,
• prostředky na úhradu poplatku.

Čárový kód pro konverzi vám v případě potřeby zašleme obratem. Stačí nás kontaktovat. Jednotlivá zastupitelská pracoviště mohou mít vlastní organizační pravidla – například nutnost předchozího objednání, způsob úhrady nebo konkrétní požadavky na předkládané dokumenty. Proto doporučujeme vždy kontaktovat konkrétní pracoviště ještě před návštěvou.

Co když jste například v Německu?

Ukažme si celou situaci na konkrétním případu. Představte si, že jste odjeli do Německa za prací. Před odjezdem jste si nechali vyhotovit elektronický úřední překlad dokumentu. Po několika týdnech zjistíte, že německý úřad potřebuje jeho listinnou podobu. Nemusíte automaticky cestovat zpět do České republiky.

Nejprve si ověříte, zda můžete využít některé z českých pracovišť Czech POINT v Německu. K dispozici jsou například české zastupitelské úřady v Berlíně, Drážďanech, Düsseldorfu nebo Mnichově. Poté si u konkrétního pracoviště ověříte, zda poskytuje právě autorizovanou konverzi z elektronické do listinné podoby a jaké jsou podmínky objednání. Pokud je vše v pořádku, můžete si nechat elektronický dokument převést do listinné podoby přímo v Německu.

A co když jste v zemi, kde Czech POINT není?

Tady už je situace jiná. Česká autorizovaná konverze je služba českého systému veřejné správy. Pokud tedy například pobýváte v zemi, kde není české kontaktní místo Czech POINT poskytující tuto službu, nelze automaticky předpokládat, že stejný úkon provede místní úřad nebo notář.

Místní instituce může samozřejmě nabídnout vlastní službu ověřování kopií nebo převodu elektronických dokumentů do listinné podoby. Nemusí však jít o českou autorizovanou konverzi podle českých právních předpisů. A právě proto je důležité nejprve zjistit, co zahraniční úřad skutečně požaduje. Pokud mu stačí vytištěná kopie dokumentu, může být situace jednoduchá.

Pokud požaduje dokument s konkrétní formou ověření, je potřeba zjistit, zda je možné tento požadavek splnit místním postupem. A pokud výslovně požaduje listinný výstup vzniklý českou autorizovanou konverzí, bude pravděpodobně potřeba hledat jiné řešení.

Praktický checklist pro klienta v zahraničí

Máte elektronický úřední překlad a potřebujete papírovou podobu? Postupujte krok za krokem:

• Nejdříve zjistěte, co přesně zahraniční úřad požaduje.
• Elektronický dokument nemažte a nijak neupravujte.
• Nechte si od nás zaslat kód pro konverzi, pokud jej potřebujete.
• Ověřte si nejbližší české kontaktní místo Czech POINT.
• Zkontrolujte, zda konkrétní pracoviště provádí autorizovanou konverzi.
• Ověřte si, zda je nutné se předem objednat a jaký je způsob úhrady poplatku.
• Teprve poté se vydejte na příslušné pracoviště.

Elektronický úřední překlad tedy rozhodně nemusí znamenat problém jen proto, že jste již mimo Českou republiku.

Papírová podoba může být dostupnější, než si myslíte. Někdy dokonce přímo v zemi, kde právě žijete. A pokud si nejste jistí, jak postupovat, ozvěte se nám. Rádi vám poradíme, co bude pro váš konkrétní dokument nejvhodnější.