Konverze úředního překladu z elektronické do listinné podoby

Objednali jste si úřední překlad elektronicky, ale úřad nebo jiná instituce po vás požaduje dokument v listinné podobě? Nemějte obavy, neznamená to, že potřebujete nový překlad. Řešením může být autorizovaná konverze elektronického dokumentu do listinné podoby.

Digitalizace u nás i ve světě postupně mění také způsob, jakým překlady vznikají a jak se předkládají. Zatímco dříve bylo běžné převzít překlad jako několik fyzicky spojených listů papíru, dnes může být úřední překlad vyhotoven a doručen elektronicky čili jako elektronický úřední překlad. Pro mnoho lidí ale právě v tomto okamžiku vzniká otázka: „Co když potřebuji ten elektronický překlad nakonec předložit na papíře?“ Dobrou a zároveň zásadní zprávou je, že elektronická podoba neznamená, že jste o možnost listinného dokumentu přišli.

Pozor! Elektronický dokument není totéž jako jeho běžně vytištěná kopie

Tady je důležitý jeden rozdíl. Pokud máte elektronický dokument opatřený elektronickým podpisem a razítkem, pečetí nebo jiným prvkem zajišťujícím jeho autenticitu, nestačí ho jednoduše otevřít u sebe v počítači a vytisknout doma.

Prostým vytištěním se totiž z oficiálního dokumentu stane pouze obyčejný výtisk PDF na papíře. Elektronické podpisy a další údaje, které jsou součástí elektronického úředního překladu, se běžným tiskem nepřenášejí. Pro účely převedení elektronického úředního překladu do papírové podoby existuje autorizovaná konverze.

Co je to vlastně autorizovaná konverze?

Autorizovaná konverze je postup, při kterém se elektronický dokument převede do listinné podoby tak, aby byla zajištěna shoda obsahu obou dokumentů a aby byl k listinnému neboli papírovému výstupu připojen příslušný záznam o provedení konverze. A to je to podstatné. Dokument vzniklý autorizovanou konverzí má stejné právní účinky jako dokument, který byl předmětem konverze, čili jako dokument, který byl původně v elektronické podobě.

Nejde tedy o obyčejné „vytištění PDF“. Výsledný papírový dokument je opatřen doložkou o provedení konverze, která potvrzuje, že byl dokument autorizovaně převeden z elektronické do listinné podoby.

Jak to souvisí s úředním překladem? Uvedeme si konkrétní příklad

Představme si jednoduchou situaci. Máte například rodný list, který potřebujete použít v zahraničí. Necháte si k němu vyhotovit elektronický úřední překlad a ten obdržíte v elektronické podobě do e-mailu. Následně tento elektronický úřední překlad zasíláte nebo distribuujete dále také elektronicky – e-mailem, datovou schránkou, nahráním do úložiště apod. Poté ale zjistíte, že instituce, které dokument předkládáte, požaduje listinnou podobu. Nebojte se, to ještě neznamená, že musíte celý proces absolvovat znovu.

Pokud elektronický dokument splňuje podmínky pro autorizovanou konverzi, lze jej převést do papírové podoby právě prostřednictvím autorizované konverze. Výsledkem je listinný dokument opatřený doložkou o provedení konverze.

Jak konverze probíhá?

Konverzi mohou provádět kontaktní místa veřejné správy, tedy například pracoviště Czech POINT. Naleznete je například na pobočkách České pošty, městských úřadech nebo u notářů. V případě elektronického dokumentu je potřeba nejprve zajistit, aby byl dokument v podobě vhodné pro konverzi.

Czech POINT uvádí například podporu PDF ve verzi 1.3 a vyšší a u konverze také požadavek na platný uznávaný elektronický podpis, značku nebo pečeť. Ano, toto naše elektronické úřední překlady splňují. Dokument se následně předá ke konverzi a výsledkem je jeho listinná podoba s doložkou o provedení konverze.

Ale pozor! Toto je důležité

Pokud dostanete elektronický úřední překlad, netiskněte ho nejdříve doma a až potom nechoďte s papírem na Czech POINT s představou, že ho necháte „ověřit“. Tento postup nefunguje.

Je potřeba dorazit na poštu s čárovým kódem. Jak jej získat?

Pokud si u nás objednáte elektronický úřední překlad, zpravidla se již při objednávání doptáváme, zda budete chtít i jeho papírovou variantu. Pokud vás zajímá cena překladu, můžete se podívat také do našeho ceníku překladů. Může se stát, že ve chvíli, kdy překlad objednáváte, pro vás papírová verze není zajímavá nebo víte, že ji nebudete potřebovat. Jak to tak ale bývá, „člověk míní, život mění“.

Kdykoliv po zpracování elektronického úředního překladu se nám můžete ozvat s tím, že je nakonec potřeba i papírová verze, tedy konverze elektronického úředního překladu do listinné podoby. My vám tento čárový kód vygenerujeme obratem a zašleme e-mailem ve formátu PDF. Platnost tohoto kódu je vždy 30 dnů počínaje od jeho vygenerování. Žádné obavy, tento kód není nutné ani tisknout, stačí jej na Czech POINTu předložit na mobilním telefonu. Nebojte se ptát, rádi poradíme.

Proč tedy do elektronických úředních překladů jít?

Elektronická podoba úředního překladu není „méně hodnotná“ jen proto, že ji nedržíte v ruce. Vedle způsobu předání dokumentu je při objednávce samozřejmě důležité také to, kdy překlad potřebujete – podívejte se proto i na naše orientační termíny dodání překladů. Naopak může přinést řadu praktických výhod:

• dokument můžete obdržet rychle a bez čekání na doručení papírového originálu,
• elektronickou podobu můžete bezpečně uchovat a používat opakovaně,
• v případě potřeby ji můžete použít v elektronické komunikaci,
• a pokud potřebujete listinnou podobu, existuje cesta, jak ji oficiálně, tedy autorizovaně vytvořit.

Co z toho plyne pro vás?

Pokud si objednáváte elektronický úřední překlad, nemusíte se automaticky obávat, že „na papíře nebude platit“. Nejdříve je ale potřeba zjistit, jakou podobu dokumentu konkrétní úřad nebo instituce skutečně požaduje. A pokud potřebujete listinnou podobu elektronického dokumentu, neřešte situaci obyčejným tiskem, ale ozvěte se nám a společně to dáme dohromady.

V případě vašich pochybností je samozřejmě vždy lepší požadavek konkrétního úřadu předem ověřit telefonicky nebo e-mailem. Elektronický úřední překlad tedy nemusí být slepou uličkou. Naopak. Může být prvním krokem k listinnému dokumentu, který budete moci použít tam, kde papírovou podobu skutečně potřebujete.